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Hinweisgebersystem
Das Hinweisgebersystem, auch „Whistleblowing-System“ genannt, stellt ein System zur Meldung von Compliance-Verstößen bei der Knappschaft-Bahn-See dar. Es handelt sich um einen wichtigen Baustein des Compliance-Management-Systems.
Unser Hinweisgebersystem steht allen Mitarbeitenden der KBS sowie Personen offen, die mit der KBS aufgrund ihrer beruflichen Tätigkeit in Kontakt stehen oder standen und die Rechtsverstöße melden wollen, die im Rahmen einer beruflichen, unternehmerischen oder dienstlichen Tätigkeit für die KBS begangen wurden.
Bitte beachten Sie, dass das Hinweisgebersystem der Meldung spezifischer Compliance-Verstöße, nicht aber der Abgabe allgemeiner Beschwerden dient.
Was ist ein Compliance-Verstoß?
Ein Compliance-Verstoß liegt immer dann vor, wenn Mitarbeitende der KBS gegen geltendes nationales Recht und geltendes Recht der Europäischen Union, unternehmensinterne Richtlinien oder die Unternehmenswerte der KBS verstoßen.
Compliance-Verstöße können von unzulässiger Geschenkannahme über Datenschutzverletzungen bis hin zum Betrug reichen.
Wichtig ist, dass der jeweilige Anfangsverdacht immer ausreichend begründet ist.
Weitere Informationen finden Sie hier.
Wie gebe ich einen Hinweis richtig ab?
Grundsätzlich sollten Hinweise zuerst an die interne Meldestelle (Compliance-Team) herangetragen werden. Damit der Hinweis ordnungsgemäß untersucht werden kann, ist es wichtig, dass der Hinweis so konkret wie möglich ist.
Bitte beachten Sie deshalb bei Ihrer Meldung die fünf sogenannten W-Fragen:
Wer? Was? Wann? Wie? Wo?
Wichtig ist, dass Ihre Beschreibungen auch von fachfremden Personen nachvollzogen werden können. Hierzu ist es hilfreich, wenn Sie für weitere Fragen zur Verfügung stehen. Natürlich kann auch hierbei die komplette Kommunikation über das Hinweisgebersystem erfolgen. Die Hinweise werden absolut vertraulich durch das Compliance-Team behandelt.
Darüber hinaus besteht die Möglichkeit bei der externen Meldestelle des Bundes beim Bundesamt für Justiz einen Hinweis abzugeben.
Rechtliche Informationen
1. Hinweisgebende, die zum Zeitpunkt der Meldung hinreichenden Grund zur Annahme hatten, dass die gemeldeten Informationen über Verstöße der Wahrheit entsprechen, darf nicht wegen des Hinweises gekündigt werden und sie müssen auch keine sonstigen Nachteile befürchten, selbst wenn sich der Verdacht im Nachhinein als unbegründet erweist.
2. Bei missbräuchlicher Inanspruchnahme und/oder nachweislich wissentlicher Weitergabe falscher oder irreführender Informationen bleibt die Prüfung disziplinarischer Maßnahmen und/oder zivil-/strafrechtlicher Schritte vorbehalten.
3. Die von der Meldung betroffenen Personen werden geschützt und unterstützt, wenn und so lange ihre schuldhafte Beteiligung an einem Compliance-Verstoß nicht nachgewiesen ist.
Darf ich einen Hinweis auch anonym abgeben?
Ja, wir bearbeiten auch anonyme Meldungen.
Hinweis:
Sollten Sie sich für eine anonyme Meldung entscheiden, dann empfehlen wir, die Meldung über unser elektronisches Hinweisgebersystem “whistle-blow.org“ abzusetzen. Nur dort besteht die Möglichkeit einer anonymen Kommunikation zwischen Hinweisgebenden und der Hinweisgeberstelle.
Der anonyme Meldekanal wird im Rahmen einer einjährigen Pilotphase erprobt.
Was ist, wenn ich wissentlich einen falschen Hinweis abgebe?
Bei missbräuchlicher Inanspruchnahme und/oder nachweislich wissentlicher Weitergabe falscher oder irreführender Informationen ist mit disziplinarischen Maßnahmen und/oder zivil-/strafrechtlichen Schritten zu rechnen.
Was kann ich bei der Hinweisabgabe tun, damit meine Anonymität gewahrt bleibt?
Nutzen Sie eine sichere Internetverbindung, z.B. von einem privaten Endgerät aus, sowie nach Möglichkeit ein VPN (Virtual Private Network), um Ihre Verbindung zu verschlüsseln und anonym zu bleiben.
Bei der Abgabe eines anonymen Hinweises empfehlen wir die Formulierung über den Verstoß so zu wählen, dass bei eingeleiteten Folgemaßnahmen Dritte keine Möglichkeit haben, aus der Art und Weise der Sachdarstellung in der Meldung Rückschlüsse auf Identitäten zu ziehen.
Vor welchen Repressalien (beruflichen Nachteilen) schützt das Hinweisgeberschutzgesetz?
Repressalien (berufliche Nachteile) gegen hinweisgebende Personen sind verboten. Das gilt auch für die Androhung und den Versuch, Repressalien auszuüben. Dieser Schutz von hinweisgebenden Personen ist ein Kernstück des Hinweisgeberschutzgesetz.
Repressalien können beispielsweise sein:
- Kündigung oder vergleichbare Maßnahmen
- Herabstufung oder Versagung einer Beförderung
- Aufgabenverlagerung, Änderung des Arbeitsortes, Änderung der Arbeitszeit
- negative Leistungsbeurteilung oder Ausstellung eines schlechten Arbeitszeugnisses
- Disziplinarmaßnahme, Rüge oder sonstige Sanktion
- Nötigung, Einschüchterung, Mobbing oder Ausgrenzung
- Diskriminierung, benachteiligende oder ungleiche Behandlung
Für weitere Informationen zu den Repressalien folgen Sie bitten dem Link zum Bundesamt für Justiz.
Kann mich die Hinweisgeberstelle der Knappschaft-Bahn-See bei rechtlichen Streitigkeiten oder Durchsetzung von Ansprüchen unterstützen?
Die Hinweisgeberstelle der Knappschaft-Bahn-See wird ausschließlich nach Maßgabe des Gesetzes tätig. Unter strikter Wahrung der Vertraulichkeit prüft die Hinweisgeberstelle die Stichhaltigkeit der Meldung und ergreift angemessene Folgemaßnahmen. Hiervon ausgenommen sind jedoch:
- die Vertretung/Intervention in zivil-, arbeits- oder verwaltungsrechtlichen Streitigkeiten
- die Geltendmachung von Regressansprüchen aus unerlaubter Handlung
- die Durchsetzung zivil- und/oder arbeitsrechtlicher Ansprüche wegen unzulässiger Repressalien
- die Beantwortung allgemeiner Anfragen, die nicht im Zusammenhang mit dem Hinweisgeberschutzgesetz stehen
Wann werden die Dokumentationen meines Hinweises gelöscht?
Die Dokumentation wird in der Regel drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens gelöscht.
Falls Sie nach Ablauf dieser Frist gegen Sie gerichtete Repressalien Ihres Beschäftigungsgebers befürchten, stellen wir Ihnen anheim, in eigener Verantwortung Unterlagen über die erstattete Meldung zu verwahren.
Spezielle Hinweise auf Fehlverhalten nach § 197a SGB V (Abrechnungsbetrug und Korruption im Gesundheitswesen) sollten direkt an die KNAPPSCHAFT abgegeben werden. Hier gelangen Sie zu den entsprechenden Kontaktdaten.
