Im Rahmen des Zulassungsverfahrens zur elektronischen Abrechnung nach § 105 SGB XI kann es bei der Verarbeitung zu Fehlern kommen. Damit Ihnen dadurch keine Nachteile entstehen, erzeugen Sie (bzw. Ihre Branchensoftware/Ihr Dienstleister) neben der elektronischen Abrechnung eine konventionelle Papierrechnung.

Diese beinhaltet alle notwendigen Informationen zur Bezahlung der Rechnung (inklusive rechnungsbegründender Unterlagen). Die vollständige Papierrechnung übersenden Sie bitte – wie bisher – an die für Sie zuständige Abrechnungsstelle der KNAPPSCHAFT.

Hinweis:
Während des Erprobungsverfahrens der elektronischen Datenübermittlung erfolgt die Bezahlung ausschließlich auf Grundlage der eingereichten Papierrechnung.

Die Erprobungsdaten werden im Rahmen festgelegter Prüfstufenkonzepte strukturell und inhaltlich geprüft – gemäß der Vorgaben der zum Verfahren gehörenden Technischen Anlage.

Ihre Erprobungsdaten werden nicht zur Begleichung Ihrer Rechnung herangezogen. Das heißt, diese liegen nicht der Abrechnungsstelle vor. Die maschinellen Daten werden ausschließlich zentral bei der KNAPPSCHAFT in Bochum geprüft.

Die KNAPPSCHAFT hat einen Dienstleister mit der Annahme und Weiterleitung der elektronischen Abrechnungsdaten beauftragt.
Die Erprobungs- und Abrechnungsdaten übermitteln Sie bitte ab sofort an unseren beauftragten Dienstleister. Die Kontaktdaten finden Sie hier unter dem Punkt "Adressen und Institutionskennzeichen für die Übermittlung der elektronischen Abrechnungsdaten".

Sofern Sie für die elektronische Datenübermittlung Datenträger (z. B. Diskette oder CD-ROM) benutzen möchten, senden Sie diese bitte ausschließlich an die nachfolgende Adresse:

BITMARCK Service GmbH
Postfach 100453
45004 Essen

Sie erfüllen alle technischen und organisatorischen Voraussetzungen? Dann senden Sie Ihre entsprechend Pkt. 3.2.1 der Schnittstellenspezifikation aufgebaute E-Mail mit den angehängten Dateianlagen (je E-Mail ein verschlüsselter Nutzdatensatz mit dem für ihn gebildeten Auftragsdatensatz) bitte an diese E-Mail-Adresse:

le@bitmarck-daten.de

Zur Übermittlung der Daten auf den oben genannten Verfahrenswegen zur BITMARCK Service GmbH (der Datenannahmestelle für elektronische Daten) benötigen Sie das IK des physikalischen Empfängers. Da die BITMARCK Service GmbH erweiterte Servicefunktionalitäten der KNAPPSCHAFT wahrnimmt, ist hier das IK der KNAPPSCHAFT einzutragen. Das IK lautet:
10 99 0500 3

Damit die Daten nach Erreichen der Datenannahmestelle BITMARCK Service GmbH der korrekten Kasse zugeordnet und weitergeleitet werden können, benötigen Sie das IK der KNAPPSCHAFT.

Dieses IK wird auch zur korrekten Entschlüsselung der Abrechnungsdaten bei der KNAPPSCHAFT benötigt (entschlüsselungsbefugter Empfänger). Das IK ist identisch mit dem IK des physikalischen Empfänger und lautet:
10 99 0500 3

Wenn Fehler während der Datenverarbeitung auftreten, bekommen Sie eine Fehlerinformation der KNAPPSCHAFT.

Bei der Datenverarbeitung kann es aufgrund des vorgegebenen Prüfstufenkonzeptes zu einer Vielzahl verschiedener Fehler kommen. Exemplarisch haben wir hier einige Fehlerszenarien aufgeführt:

• Die Datenlieferung kann aufgrund eines Fehlers nicht entschlüsselt werden, sodass der Dateiinhalt (sämtliche Nutzdaten wie Rechnungsnummer oder Rechnungsdatum) nicht von der KNAPPSCHAFT ausgelesen werden kann.
• Die Datenlieferung enthält eine ungültige Struktur. Die zu übermittelnden Nutzdaten müssen den in der Technischen Anlage beschriebenen Strukturen und Inhalten entsprechen.

• Von Ihnen angegebene Positionsnummern sind nicht in unserem Leistungskatalog hinterlegt. Sie dürfen nur Leistungen abrechnen, für die Sie einen Vertrag mit der KNAPPSCHAFT geschlossen haben und die in Ihrem Vertrag mit Positionsnummer aufgeführt sind.

Haben Sie Fragen zu Fehlermeldungen aus der Datenannahme oder zur Datenverarbeitung? Dann hilft Ihnen das Service Center der KNAPPSCHAFT unter der kostenfreien Rufnummer 0800 0200 505 gerne weiter.

Fragen zum Bearbeitungsstand Ihrer Rechnung oder zu eventuellen Kürzungen beantwortet Ihnen gerne die für Ihre Abrechnung zuständige Abrechnungsstelle. Ergänzende Informationen für den eDA nach § 105 SGB XI.

Falls Sie eine Fehlermitteilung erhalten, reichen Sie bitte eine korrigierte Fassung Ihrer Datenlieferung ein. Dazu sind Sie laut den Richtlinien und Vorgaben  zum Datenaustausch (wie z. B. der Technischen Anlage) verpflichtet.

Das Prüfstufenkonzept der Technischen Anlage sieht insg. 4 Prüfstufen vor. Fehler in den Prüfstufen 1 bis 3 führen immer zur Abweisung der (Gesamt-)Datei. Nachfolgend finden Sie allgemeine Erläuterungen zu den Prüfstufen.

Bei jeder Abweisung Ihrer Datei erhalten Sie eine schriftliche Benachrichtigung unter Angabe des Fehlers.

Prüfstufe 1 - Prüfung von Datei und Dateistruktur
Die Dateien werden auf ihre physikalische Lesbarkeit, korrekte Reihenfolge und Syntax der Kopf- und Endsegmente sowie auf Gültigkeit der Kommunikationspartner geprüft.

Prüfstufe 2 - Prüfung der Syntax
Je Datensatz wird die Reihenfolge der Segmente in Abhängigkeit des Leistungserbringersammelgruppenschlüssels geprüft. Innerhalb eines Segmentes erfolgen die Prüfungen auf Feldebene in Bezug auf Typ, Länge und Vorkommen.

Prüfstufe 3 - Formale Prüfungen auf Datenelementinhalte
Die einzelnen Datenelemente eines Segmentes werden auf plausiblen Inhalt geprüft (z. B. Datum, Uhrzeit). Schlüsselausprägungen müssen im Hinblick auf das Schlüsselverzeichnis korrekt sein. Zudem erfolgen Kombinationsprüfungen über mehrere Felder.

Prüfstufe 4 - Prüfung im Fachverfahren der KNAPPSCHAFT
Datenelemente werden auf vertrags-, versicherungs- und leistungsrechtliche Fehlerfreiheit (z. B. Positionsnummern oder Einzelpreise) geprüft.

Ja. Bei der Anmeldung ist es sehr wichtig, dass Sie uns die Institutionskennzeichen aller Ihrer Zweigstellen mitteilen.

Die rechnungsbegründenden Unterlagen senden Sie bitte an die für Ihre Abrechnung zuständige Abrechnungsstelle. Welche das ist, entnehmen Sie bitte dem Dokument Elektronische Datenübermittlung von Abrechnungsdaten an die KNAPPSCHAFT: Ergänzende Informationen für IK-basierte Verfahren.

Wenn Sie bereits in Papierform mit der KNAPPSCHAFT abgerechnet haben, ändert sich für Sie nicht die Zuständigkeit. Die Abrechnungsstelle, die Ihre Papierrechnung bearbeitet hat, ist auch für die elektronische Abrechnung zuständig.

Bitte korrigieren Sie den Fehler in Ihrer Abrechnung und senden die Datei unter der gleichen Rechnungsnummer erneut an unsere Datenannahmestelle. Sollte eine Anpassung Ihrer Abrechnungssoftware notwendig sein, so wenden Sie sich bitte direkt an Ihren Softwarehersteller.

Ja. Bitte teilen Sie uns unbedingt Änderungen Ihrer Anschrift, der Kontaktdaten oder auch Ihrer Bankverbindung mit.

Zu Ihrer Anmeldung erhalten Sie ein Änderungsformular von der KNAPPSCHAFT, mit dem Sie uns Änderungen Ihrer Kontaktdaten einfach mitteilen können. Bitte teilen Sie Änderungen auch unverzüglich der SVI in Sankt Augustin mit. Unter folgender Adresse können Sie die SVI kontaktieren:

Sammel- & Verteilstelle IK (SVI)
Der Arbeitsgemeinschaft
Institutionskennzeichen
Alte Heerstr. 111

53757 St. Augustin

Telefon: 02241 2311800
Telefax: 02241 2311334

Ja. Die KNAPPSCHAFT führt mit jedem Leistungserbringer ein Testverfahren durch. Dies bedeutet, dass wir die ersten Datenlieferungen von Ihnen als Testdateien ansehen, die noch keine Zahlungen in unseren Abrechnungsstellen auslösen. Während dieses Testverfahrens werden Ihre Rechnungen weiterhin in Papierform manuell bezahlt, eine Kürzung nach § 303 Abs. 3 SGB V findet während des Testverfahrens nicht statt.

Wenn Ihre Datenlieferungen überwiegend fehlerfrei durch unsere Abrechnungsprogramme getestet wurden, werden Sie zum Echtabrechnungsverfahren zugelassen. Dies teilen wir Ihnen schriftlich mit. Bis zur Zulassung zum Echtverfahren benötigen wir daher Ihre Abrechnungen unbedingt auch in Papierform.

Nach erstmaliger Übermittlung ihrer elektronischen Abrechnungsdaten werden diese auf Richtigkeit überprüft. Da es in dieser Phase der Verarbeitung zu Fehlern kommen kann, benötigen wir hier noch eine Papierrechnung von Ihnen.

Eine Rechnung kann nur bearbeitet und bezahlt werden, wenn diese „vollständig“ bei der zuständigen Abrechnungsstelle vorliegt. Das heißt, die elektronischen Abrechnungsdaten müssen fehlerfrei verarbeitet worden sein. Außerdem müssen sämtliche rechnungsbegründenden Unterlagen der Abrechnungsstelle vorliegen.

Die für Sie zuständige Abrechnungsstelle der KNAPPSCHAFT beantwortet Ihnen gerne Fragen zu etwaigen Kürzungen Ihrer Rechnung. Die zuständige Abrechnungsstelle können Sie dem PDF-Dokument Elektronische Datenübermittlung von Abrechnungsdaten an die KNAPPSCHAFT: Ergänzende Informationen für IK-basierte Verfahren entnehmen.