Für die Teilnahme zur Abrechnung nach § 105 SGB XI benötigen Sie

• ein gültiges Institutionskennzeichen (IK) sowie
• einen gültigen (eDA-)Vertrag mit der KNAPPSCHAFT und
• eine entsprechende Abrechnungssoftware.

Zur Teilnahme am elektronischen Abrechnungsverfahren stehen Ihnen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:

• Abrechnung über einen Dienstleister oder über Dritte
  Haben Sie einen Dienstleister oder einen Dritten (z. B. Abrechnungszentrum) für Ihre Abrechnung beauftragt, übernimmt dieser alles Weitere für Sie. Diese Dienstleistung ist in der Regel kostenpflichtig.
  Wollen Sie einen Dienstleister mit der Abrechnung beauftragen und an diesen auch den Rechnungsbetrag überweisen lassen? Dann müssen Sie eine vollständig ausgefüllte und unterschriebene Ermächtigungserklärung gegenüber der zuständigen Vertragsstelle der KNAPPSCHAFT abgeben.
• Selbstabrechnung mit käuflich erworbener (Branchen-)Software
  Möchten Sie Ihre Abrechnung selbst vornehmen, benötigen Sie eine entsprechende Abrechnungssoftware. Diese Software muss den gesetzlichen Vorgaben zur Abrechnung nach § 105 SGB XI genügen und sicherstellen, dass Ihre Abrechnung den Vorgaben des elektronischen Abrechnungsverfahrens entspricht.
  Eine Liste von Softwareanbietern finden Sie auf der Internetseite www.datenaustausch.de.

Grundsätzlich stehen für die Übermittlung Ihrer Abrechnungsdaten folgende Wege zur Verfügung:

• Übermittlung auf elektronischem Wege
• Verwendung von Datenträgern (Disketten, CD, etc.).

Hinweis:
Die KNAPPSCHAFT bevorzugt die Übermittlung der elektronischen Daten per E-Mail, da dieses Verfahren für alle Beteiligten Zeit und Geld spart.

Sicherheit in der elektronischen Abrechnung ist für uns ein zentrales Thema. Daher setzen wir unter anderem für eine Teilnahme am elektronischen Abrechnungsverfahren voraus, dass Sie über ein gültiges Institutionskennzeichen (IK) verfügen. Nur bei Angabe des Institutionskennzeichens in der Abrechnung können wir Sie als berechtigten Leistungserbringer identifizieren. Dies ist insbesondere für die rechtmäßige Überweisung Ihrer Rechnungsbeträge wichtig.

Haben Sie bisher noch kein Institutionskennzeichen, beantragen Sie dieses einfach bei der

Sammel- & Verteilstelle IK (SVI)

Die entsprechenden Kontaktdaten erhalten Sie unter www.arge-ik.de

Sollten Sie die Abrechnung für eine Filiale oder Zweigstelle erstellen, beachten Sie bitte Folgendes: Für jede Filiale oder jede Zweigstelle müssen Sie ein gesondertes Institutionskennzeichen (IK) beantragen. Denn dieses IK ist im Rahmen des elektronischen Abrechnungsverfahrens ein wichtiges Zuordnungs- und Zulassungskriterium. Nur unter Verwendung eines gültigen IK kann Ihre Abrechnung sicher und schnell bearbeitet werden.
Änderungen des Namens, der Anschrift und der Bankverbindung teilen Sie unter der Angabe Ihres Institutionskennzeichens direkt der Sammel- und Verteilstelle IK mit. Eine zentrale Erstellung der Abrechnung für mehrere Filialen, Zweigstellen etc. ist auch weiterhin unter Angabe der einzelnen Institutionskennzeichen möglich.

Zur Teilnahme an der Abrechnung nach § 105 SGB XI benötigen Sie einen gültigen (eDA-)Vertrag mit der KNAPPSCHAFT. Dieser Vertrag enthält alle notwendigen Daten, wie zum Beispiel zu verwendende

• Tarifinformationen (LEGS, Abrechnungscode, Tarifkennzeichen),
• Abrechnungspositionsnummern und
• Preise

Für die Erstellung elektronischer Abrechnungsdaten benötigen Sie eine Abrechnungssoftware. Diese muss den Anforderungen der Richtlinien und den Technischen Anlagen nach § 105 SGB XI entsprechen. Die mit der Software erzeugten Abrechnungsdaten müssen für die Datenannahmestelle der jeweiligen Krankenkasse verarbeitbar sein.

Die im Rahmen des Abrechnungsverfahrens übermittelten elektronische Abrechnungsdaten unterliegen einem besonderen Schutz (Sozialgeheimnis). Infolgedessen dürfen die Daten nicht in die Hände von unberechtigten Dritten gelangen können.

Daher ist es eine elementare Forderung der Datenschutzbeauftragten des Bundes und der Länder, elektronische Abrechnungsdaten mit personenbezogenen Inhalten zu schützen und somit auch Manipulationen auf dem Transportweg auszuschließen.

Dazu ist es vorgeschrieben, die elektronische Abrechnungsdaten auf „sicherem Versandwege“ zu übermitteln. Das bedeutet, dass Sie die Sozialdaten an unsere Datenannahmestelle auf folgenden Wegen übermitteln können:

• auf dem Postweg per Einschreiben (nicht empfohlen) und
• auf dem elektronischen Weg kryptisch verschlüsselt (empfohlen).

Die KNAPPSCHAFT empfiehlt aus Kosten- und Zeitgründen die Übermittlung der Abrechnungsdaten auf elektronischem Weg.

Im Falle einer elektronischen Datenübermittlung, z. B. per E-Mail, erfolgt der Schutz der Daten mittels eines kryptischen Verschlüsselungsverfahrens. Dabei werden die Daten des Absenders (Nutzdaten-Datei) nach einem mathematischen Verfahren für nicht zum Verfahren Berechtigte unleserlich gemacht. Durch die Verschlüsselung können ausschließlich die empfangende Krankenkasse bzw. das von einer Krankenkasse beauftragte Dienstleistungsunternehmen die Abrechnungsdaten lesen und verarbeiten.

Da nach der Verschlüsselung auch die Adresse des Empfängers unkenntlich ist, wird die Nachricht von einem elektronischen „Briefumschlag“, der Auftragsdatei, begleitet. Diese ermöglicht es dem Übermittler, die Nachricht korrekte zuzustellen und zu entschlüsseln.

Für die Verschlüsselung der elektronischen Abrechnungsdaten sind ein öffentlicher sowie ein privater (geheimer) Schlüssel nötig. Der geheime Schlüssel ist nur Ihnen als Leistungserbringer bekannt. Diesen dürfen Sie niemals weitergeben. Im praktischen Einsatz nutzen Sie Ihren privaten Schlüssel als elektronische Unterschrift. Den öffentlichen Schlüssel nutzt die empfangende Stelle der Krankenkasse, um Ihre elektronische Unterschrift zu prüfen.

Ihren privaten sowie öffentlichen Schlüssel erstellen Sie in der Regel selbst mit Hilfe einer Verschlüsselungssoftware, die Sie bei kommerziellen Software-Anbietern – meist ist diese Funktion im Leistungsumfang Ihrer Software integriert – erwerben können. Der öffentliche Schlüssel muss durch ein Trust Center zertifiziert werden.

Vor der Zertifizierung kontrolliert das Trust Center zunächst den öffentlichen Schlüssel jedes neuen Teilnehmers. So stellt es sicher, dass keine Unberechtigten am Abrechnungsverfahren zwischen den Krankenkassen und den sonstigen Leistungserbringern teilnehmen können. Der öffentliche Schlüssel wird in ein öffentlich zugängliches Verzeichnis (öffentliche Schlüsselliste) eingestellt. Darüber können Leistungserbringern und Krankenkassen kommunizieren.

Die ITSG betreibt für die elektronische Abrechnung das Trust Center. Hier können Sie Ihren öffentlichen Schlüssel zertifizieren lassen.
Weitere Informationen und Kontaktdaten der ITSG entnehmen Sie bitte deren Website www.itsg.de/

Sofern Sie sich eines Abrechnungsdienstleisters oder Dritten bedienen, brauchen Sie sich um die kryptische Verschlüsselung nicht zu kümmern. Das übernimmt der Dienstleister für Sie.

Sollten Sie sich entschließen, Ihre Abrechnungsdaten auf Datenträgern zu übermitteln,  bedenken Sie bitte Folgendes:

• Die Abrechnungsdaten müssen Sie auf dem Datenträger immer kryptisch verschlüsseln.
• Für den Erwerb der Datenträger entstehen Kosten.
• Datenträger, insbesondere Disketten, können während des Transports beschädigt werden.
• Die Datenträger müssen Sie auf sicheren Versandwegen (mindestens Einschreiben) an unsere Datenannahmestelle übermitteln. Hierfür entstehen höhere Versandkosten.
• Datenträger können wir Ihnen nicht zurückgegeben.
• Im Fehlerfall müssen Sie das oben beschriebene Vorgehen wiederholen.
• Die Laufzeit erhöht sich.

Die Benutzung von Datenträgern ist wegen des hohen Aufwands und der zu erwartenden Kosten ein „Notbehelf“. Die KNAPPSCHAFT empfiehlt daher die Übermittlung elektronischer Abrechnungsdaten per E-Mail.

Die Technische Arbeitsgruppe der Gesetzlichen Krankenversicherung für das Teilprojekt Pflege hat Richtlinien zur Abwicklung des Datenaustausches nach § 105 SGB XI erarbeitet. Diese finden Sie in der Technischen Anlage zu den Richtlinien der Spitzenverbände der Krankenkassen nach § 105 SGB XI über Form und Inhalt des Abrechnungsverfahrens Pflege. Diese Technische Anlage können Sie beim GKV-Spitzenverband herunterladen.

Selbstverständlich können Sie bei allgemeinen Fragen und Anregungen zum Thema Datenaustausch mit unserer Unterstützung rechnen.

Sie können uns wie folgt erreichen:

Service Center der KNAPPSCHAFT: 0800 0200 505

E-Mail: dav_ik@kbs.de

Wenn Sie alle technischen und organisatorischen Voraussetzungen erfüllen, senden Sie Ihre, entsprechend Pkt. 3.2.1 der Schnittstellenspezifikation aufgebaute, E-Mail mit den angehängten Dateianlagen (je E-Mail ein verschlüsselter Nutzdatensatz mit dem für ihn gebildeten Auftragsdatensatz) bitte an die nachfolgend genannte E-Mail-Adresse:
le@bitmarck-daten.de

Sofern Sie für das elektronische Abrechnungsverfahren Datenträger (z. B. Diskette oder CD-ROM) benutzen wollen, übermitteln Sie diese bitte ausschließlich an die nachfolgende Adresse:

BITMARCK Service GmbH
Postfach 100453
45004 Essen

Zur Übermittlung der Daten auf den oben genannten Verfahrenswegen zur BITMARCK Service GmbH (der Datenannahmestelle für elektronische Daten) benötigen Sie das IK des physikalischen Empfängers. Da die BITMARCK Service GmbH erweiterte Servicefunktionalitäten der KNAPPSCHAFT wahrnimmt, tragen Sie hier das IK der KNAPPSCHAFT ein. Das IK lautet:
10 99 0500 3

Damit die von uns beauftragte Datenannahmestelle BITMARCK Service GmbH Ihre Daten der korrekten Kasse zuordnen und weiterleiten kann, benötigen Sie außerdem das IK der KNAPPSCHAFT. Dieses IK wird auch zur korrekten Entschlüsselung der Abrechnungsdaten bei der KNAPPSCHAFT benötigt (entschlüsselungsbefugter Empfänger). Das IK ist identisch mit dem IK des physikalischen Empfängers und lautet:
10 99 0500 3