Grundsätzlich findet die Prüfung nach den §§ 28p SGB IV Sozialgesetzbuch - Viertes Buch - (SGB IV), 166 SGB VII--Sozialgesetzbuch Siebtes Buch, 35 Künstlersozialversicherungsgesetz beim Arbeitgeber statt.

Gegebenenfalls erstreckt sich die Prüfung auch auf steuerberatende Stellen, Rechenzentren und vergleichbare Einrichtungen, die Löhne und Gehälter im Auftrag des Arbeitgebers oder einer von ihm beauftragten Person abrechnen und Meldungen erstatten oder durch Dritte erstatten lassen. Die Auskunfts- und Vorlagepflichten treffen diese Institutionen genauso wie einen Arbeitgeber (§ 98 SGB X--Sozialgesetzbuch Zehntes Buch, § 12 Beitragsverfahrensverordnung - BVV -).

Eine Betriebsprüfung ist grundsätzlich anzukündigen. Die Ankündigung soll möglichst einen Monat, sie muss jedoch im Regelfall spätestens 14 Tage vor der Prüfung erfolgen. Mit Zustimmung des Arbeitgebers kann von diesen Terminen abgewichen werden.

In besonderen Fällen bedarf es keiner Ankündigung. Die Form der Ankündigung ist nicht vorgeschrieben.

Nach § 28p SGB IV--Sozialgesetzbuch Viertes Buch ist die Betriebsprüfung mindestens alle vier Jahre durchzuführen. Durch diese festgelegte Frist wird sichergestellt, dass keine Beitragsansprüche verjähren (§ 25 SGB IV--Sozialgesetzbuch Viertes Buch).

Nach den §§ 28f SGB IV--Sozialgesetzbuch Viertes Buch, 165 SGB VII--Sozialgesetzbuch Siebtes Buch hat der Arbeitgeber für jeden Beschäftigten, getrennt nach Kalenderjahren, Entgeltunterlagen zu führen. Der Inhalt dieser Entgeltunterlagen wird in § 8 BVV--Beitragsverfahrensverordnung bestimmt.

Die Entgeltkonten und -unterlagen müssen so beschaffen sein, dass sich ein sachverständiger Dritter innerhalb angemessener Zeit einen Überblick verschaffen kann. Deshalb ist in § 10 BVV--Beitragsverfahrensverordnung vorgeschrieben, dass die Angaben vollständig, richtig, in zeitlicher Folge und geordnet dokumentiert sind.

Bei Entgeltabrechnungen, die mittels EDV-Anlagen erstellt werden, ist die Mitwirkungspflicht seitens des Arbeitgebers von besonderer Bedeutung. Der Arbeitgeber muss bei der Prüfung von EDV-Programmen durch Testaufgaben die erforderlichen Arbeiten durchführen und das Testergebnis dem Prüfer übergeben. Ferner muss der Arbeitgeber lesbare Reproduktionen der Lohnunterlagen zur Verfügung stellen. Überführt der Arbeitgeber schriftliche Entgeltunterlagen mit Unterschriftserfordernis in elektronischer Form, hat er diese mit einer fortgeschrittenen Signatur des Arbeitgebers zu versehen. Das ihm im Meldeverfahren nach dem Vierten Buch Sozialgesetzbuch ausgestellte Zertifikat kann dafür verwendet werden. Nach vollständiger Übernahme in elektronischer Form können die schriftlichen Entgeltunterlagen vernichtet werden (§ 9 Abs. 5 BVV).

Seit dem 1. Januar 2022 müssen begleitende Entgeltunterlagen (beispielsweise Unterlagen zur Staatsangehörigkeit, zur Versicherungspflicht/Versicherungsfreiheit, Entsendung, Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse) in elektronischer Form vorliegen. Der Arbeitgeber kann sich auf Antrag beim zuständigen Betriebsprüfdienst bis 31. Dezember 2026 von der Pflicht zur Führung der elektronischen Entgeltunterlagen nach § 8 Abs. 3 BVV befreien lassen.

Mit Einführung des § 17 Absatz 1 Mindestlohngesetz ab 1. Januar 2015 wurden Aufzeichnungspflichten über die tägliche Arbeitszeiten für Arbeitgeber geschaffen, die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer nach § 8 Absatz 1 SGB IV oder in den in § 2a des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes genannten Wirtschaftsbereichen oder Wirtschaftszweigen beschäftigen.

Der Betriebsprüfer ist berechtigt, den gesamten Bereich des Rechnungswesens einzusehen. Zum Rechnungswesen gehört die gesamte Buchhaltung eines Betriebs einschließlich aller Vor- und Nebenaufzeichnungen.

Sofern Prüfungen der Finanzverwaltung erfolgen, bitten wir die Prüfberichte/ Bescheide über diese Prüfungen unmittelbar nach dem Eingang sozialversicherungsrechtlich auszuwerten.
Eventuell nachzuzahlende Beiträge sind bis zum drittletzten Bankarbeitstag des Monats, der der Bestandskraft der Entscheidung der Finanzverwaltung folgt, an die zuständige Einzugsstelle zu zahlen.

Bei Fragen zur sozialversicherungsrechtlichen Auswertung können Sie sich mit uns in Verbindung setzen. Wir helfen Ihnen gern weiter.

Hinsichtlich der Beitragsentrichtung hat der Arbeitgeber über alle Tatsachen Auskunft zu geben, die für die Erhebung der Beiträge notwendig sind (§ 98 SGB X--Sozialgesetzbuch Zehntes Buch). Auskünfte auf Fragen, deren Beantwortung den Arbeitgeber selbst oder eine ihm nahestehende Person (vergleiche § 383 Absatz 1 Nummer 1 bis 3 Zivilprozessordnung) in Gefahr bringen würde, wegen einer Straftat oder einer Ordnungswidrigkeit verfolgt zu werden, können verweigert werden.

Die euBP ist ein Serviceangebot der Rentenversicherungsträger für die Durchführung einer Betriebsprüfung. Im Rahmen des Verfahrens euBP haben Arbeitgeber und Steuerberater die Möglichkeit, die für die Prüfung relevanten Daten direkt aus dem Entgeltabrechnungs- und Buchhaltungssystem elektronisch an den zuständigen Rentenversicherungsträger zu übermitteln. Ziel ist es, die Betriebsprüfung mit diesen Daten maschinell zu unterstützen und den Aufwand einer herkömmlichen Betriebsprüfung für alle Beteiligten zu verringern.

Die Nutzung des Verfahrens ist bis 31.12.2022 freiwillig. Inhaltlich ändert sich an der Betriebsprüfung für Sie nichts.

Ab dem 01.01.2023 sind die für die Prüfung notwendigen Daten elektronisch aus einem systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogramm zu übermitteln. Auf Antrag des Arbeitgebers kann für Zeiträume bis zum 31. Dezember 2026 auf eine elektronische Übermittlung der gespeicherten Entgeltabrechnungsdaten verzichtet werden (§ 126 SGB IV). Der Antrag ist formlos und unter Angabe der Betriebsnummer an den Rentenversicherungsträger zu senden, der für die Betriebsprüfung zuständig ist. Für Daten aus der Finanzbuchhaltung kann auch ab 01.01.2023 die elektronische Übermittlung der Daten nur im Einvernehmen mit dem Arbeitgeber erfolgen.

Welche technischen Voraussetzungen sind für die Teilnahme notwendig?

Das verwendete Abrechnungsprogramm muss das Modul euBP beinhalten. Die Bereitstellung der prüfrelevanten Arbeitgeberdaten erfolgt dann in einem gesicherten und zertifizierten Online-Verfahren. Eine Annahme von Datenträgern ist nicht möglich.

In der Regel hat Ihr Softwareanbieter eine Funktion zum Übermitteln der Daten aus dem
Abrechnungsprogramm vorgesehen. Sprechen Sie unseren Betriebsprüfer bei einer Prüfankündigung an und stimmen Sie mit ihm gemeinsam die Möglichkeiten einer euBP ab.

Die vorgenannten Regelungen finden für die Prüfung der Entrichtung der Künstlersozialabgabe entsprechend Anwendung (§ 13 BVV - Beitragsverfahrensverordnung). Hinsichtlich der Vorlage von Unterlagen und der Auskunftsverpflichtung gelten die §§ 7 und 8 der KSVG-Beitragsüberwachungsverordnung ergänzend.

Den Zeitpunkt der Prüfung bestimmt der Versicherungsträger.

Die Auskunftspflicht der Arbeitnehmer hinsichtlich der Art und Dauer ihrer Beschäftigung, der Arbeitsentgelte, der Arbeitgeber und die für die Beitragserhebung sowie das Meldewesen notwendigen Tatsachen ist in § 28o SGB IV--Sozialgesetzbuch Viertes Buch geregelt.

Die Auskunfts- und Vorlagepflichten sowie das Auskunftsverweigerungsrecht nach § 98 SGB X--Sozialgesetzbuch Zehntes Buch gelten auch für Personen, die nicht Arbeitgeber sind, aber dennoch Beiträge zu entrichten haben. Dies sind insbesondere:

• Entleiher und
• Versicherte, die ihre Beiträge selbst zu zahlen haben.