12. April 2022

Ab dem 1. April 2022 sind Arbeitgeber verpflichtet, elektronisch zur Verfügung gestellte Unterlagen in elektronischer Form zu den Entgeltunterlagen zu nehmen. Die Beitragsverfahrensverordnung (BVV) wurde entsprechend geändert. Außerdem hat der Arbeitgeber zur Prüfung der Vollständigkeit der Entgeltabrechnung für jeden Abrechnungszeitraum ein Verzeichnis aller Beschäftigten in der Sortierfolge der Entgeltunterlagen nach Einzugsstellen getrennt elektronisch zu erfassen und lesbar zur Verfügung zu stellen.

Die seitens der Spitzenorganisationen der Sozialversicherung hierzu aufgestellten "Grundsätze nach § 9a BVV" wurde durch das Bundesministerium für Arbeit und Soziales genehmigt. Sie legen die Rahmenbedingungen für die Arbeitgeber zur Führung der Angaben und Unterlagen in elektronischer Form fest.

Die einzelnen Punkte dieser Grundsätze verkürzt aufgeführt:

• Dem Arbeitgeber elektronisch zur Verfügung gestellte Unterlagen muss dieser auch elektronisch speichern und weiterleiten können (elektronische Vorhaltung der Unterlagen). Dies betrifft zum Beispiel die Meldungen zur Sozialversicherung und die Meldungen, die er seitens der Sozialversicherung erhält. Hierzu gehören aber auch die Erklärung über den Verzicht auf die Rentenversicherungspflicht für Minijobber oder der Nachweis der Elterneigenschaft für den Beitrag zur Pflegeversicherung. Welche weiteren Unterlagen elektronisch vorgehalten werden müssen, enthält § 8 Absatz 2 BVV.

  
  

• Alle Unterlagen sind in einzelnen Dateien zu speichern; es dürfen somit nicht mehrere Unterlagen in einer Datei, zum Beispiel in einem PDF-Dokument, enthalten sein. Diese Datei muss alle für die Darstellung der Unterlage notwendigen Inhalte (insbesondere Grafiken und Schriftarten) enthalten. Für die Speicherung und Weitergabe zum Beispiel im Rahmen einer Betriebsprüfung sind hierbei PDF-Dateien und Bilddateien im Format jpeg, bmp, png oder tiff zulässig.
  
  
• Unterlagen, die zwingend durch den Arbeitgeber oder Arbeitnehmer unterschrieben werden müssen, können für die Speicherung mit einer qualifizierten elektronischen Unterschrift versehen werden. Speichert der Arbeitgeber diese Unterlagen auf andere Weise (zum Beispiel als Foto), so muss er die original Papierunterlagen zusätzlich aufbewahren.
  
  

• Auch die Unterlagen für die Beitragsabrechnung sind elektronisch vorzuhalten. Soweit die Beitragsabrechnung durch ein zertifiziertes Entgeltabrechnungsprogramm erstellt wird, ist dies gewährleistet.
  
  

• Arbeitgeber können sich bis zum 31. Dezember 2026 von der Führung elektronischer Unterlagen auf Antrag bei dem für sie zuständigen Betriebsprüfdienst der Deutschen Rentenversicherung befreien lassen. Aber ab dem 1. Januar 2027 müssen auch diese Arbeitgeber die benannten Unterlagen elektronisch führen.

Zur Erläuterung und Verdeutlichung haben die Spitzenorganisationen der Sozialversicherung die "Grundsätze nach § 9a BVV" durch eine Verfahrensbeschreibung mit Beispielen ergänzt.