Was ausländische Unternehmen wissen sollten
Arbeitnehmer, die in Deutschland beschäftigt sind, unterliegen dem deutschen Sozialversicherungsrecht. Dies gilt auch, wenn der Arbeitgeber seinen Sitz im Ausland hat und in Deutschland keine Niederlassung betreibt.
Ausnahmen von diesem Grundsatz gelten, wenn
- ein Arbeitnehmer von einem ausländischen Unternehmen nach Deutschland entsandt wurde und diese Entsendung durch einen Träger der Sozialversicherung bestätigt wurde oder
- für den Arbeitnehmer eine Ausnahmevereinbarung über die Fortgeltung von ausländischen Rechtsvorschriften erteilt wurde.
Gelten die deutschen Rechtsvorschriften, müssen Sie als ausländischer Arbeitgeber Ihren Pflichten so nachkommen, als hätte Ihr Unternehmen einen Sitz in Deutschland.
Das heißt konkret:
- Arbeitnehmer bei der zuständigen Krankenkasse anmelden,
- Meldungen und Beitragsnachweise einreichen und
- Gesamtsozialversicherungsbeitrag zahlen.
Im europäischen Raum wird diese Pflicht durch Artikel 21 Absatz 1 VO (EG) 987/09 geregelt.
Ausländische Arbeitgeber ohne Sitz im Inland sind gemäß § 28f Absatz 1b SGB IV seit dem 1. Januar 2021 verpflichtet einen Bevollmächtigten zur Erfüllung der oben aufgeführten Arbeitgeberpflichten zu bestellen.
Anmeldung eines Arbeitnehmers
Schritt 1 - Betriebsnummer
Sie brauchen eine Betriebsnummer, wenn Sie einen Arbeitnehmer beschäftigen. Nur mit dieser Nummer können Sie Ihre Mitarbeiter zur Sozialversicherung anmelden und die Beitragszahlung vornehmen. Die Betriebsnummer wird auf Antrag vom Betriebsnummern-Service der Bundesagentur für Arbeit vergeben.
Zum >> Online Antrag der Agentur für Arbeit zur Beantragung einer Betriebsnummer
Nach circa drei Arbeitstagen ist die neu vergebene Betriebsnummer auch bei den deutschen Sozialversicherungsträgern bekannt. Tipp: Warten Sie drei Tage, bis die erste Meldung zur Sozialversicherung übermittelt wird.
Schritt 2 - Meldung zur Sozialversicherung
Mit der Meldung zur Sozialversicherung teilt der Arbeitgeber der Krankenkasse den Beschäftigungsbeginn mit und übermittelt bestimmte Angaben zur beschäftigten Person und zur Beschäftigung. Bitte fragen Sie Ihren Arbeitnehmer, welche deutsche Krankenkasse er gewählt hat.
Die Angaben zur Person sollten aus amtlichen Dokumenten des Beschäftigten entnommen werden, wie zum Beispiel die Sozialversicherungsnummer aus dem Sozialversicherungsausweis. Hat der Beschäftigte noch keine Sozialversicherungsnummer, weil er beispielsweise noch nie beschäftigt war, sind in der Meldung weitere Angaben zu seiner Person nötig (Geburtsort, Geburtsname und Geburtsdatum).
Die Meldungen zur Sozialversicherung erfolgen durch elektronische Datenübertragung. Hierzu steht Ihnen neben Lösungen zur Übermittlung von Daten aus Lohnabrechnungsprogrammen das SV-Meldeportal der Sozialversicherung für Arbeitgeber zur Verfügung.
Ausführliche Informationen über das Meldeverfahren finden Sie unter www.gkv-datenaustausch.de.
Für die Anmeldung benötigen Sie einen Tätigkeitsschlüssel. Weitere Informationen zum Tätigkeitsschlüssel finden Sie hier.
Auf der Seite der Bundesagentur für Arbeit kann der Tätigkeitsschlüssel online ermittelt werden.
Schritt 3 - Beitragszahlung
Zu Ihren Pflichten als Arbeitgeber gehört es, für jeden Arbeitnehmer das beitragspflichtige Arbeitsentgelt zu ermitteln und daraus die Beiträge zu berechnen.
Beitragsnachweis
Mit dem Beitragsnachweis teilt der Arbeitgeber vor dem Zahlungstermin die Summe der Abgaben mit, die er insgesamt für alle Arbeitnehmer für einen Monat zahlen wird. Die Angaben werden also nicht personengebunden, sondern als Gesamtbetrag erfasst.
Die Summe der Abgaben setzt sich dabei aus den Beiträgen
- zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung,
- den Abgaben Arbeitgeberversicherung und
- der Insolvenzgeldumlage
zusammen.
Der Beitragsnachweis muss - wie die Meldungen zur Sozialversicherung - mit einem zugelassenen systemgeprüften Programm oder mit maschinell erstellten Ausfüllhilfen (SV-Meldeportal) übermittelt werden.
Beitragszahlung
Die Beiträge müssen spätestens am Fälligkeitstag bei der KNAPPSCHAFT eingegangen sein.
Die einfachste und bequemste Art der Beitragszahlung ist uns ein SEPA-Basislastschriftmandat zu erteilen. So ist gewährleistet, dass die Beiträge fristgerecht abgebucht werden. Sollten Sie sich für dieses Verfahren entscheiden, bitten wir Sie, uns ein ausgefülltes SEPA-Basislastschriftmandat zurückzusenden oder zu faxen.
Weiterhin haben Sie die Möglichkeit, Ihre Beiträge auf eines unserer Konten zu überweisen. Bitte beachten Sie, dass Überweisungen aus dem Ausland etwas Zeit in Anspruch nehmen können und berücksichtigen Sie dies bei Ihrer Überweisung. Bei nicht pünktlicher Zahlung sind wir gesetzlich verpflichtet, Säumniszuschläge zu erheben.
Falls Sie das Überweisungsverfahren nutzen möchten, bitten wir Sie, im Verwendungszweck im Anschluss an Ihre achtstellige Betriebsnummer die Kennzeichen „FKAG“ bei Zahlungen für versicherungspflichtige Beschäftigte und „FKMJ“ bei Zahlungen für Minijobber einzutragen.
Beispiel:
„12345678FKAG“ bei Zahlungen für versicherungspflichtige Beschäftigte
„12345678FKMJ“ bei Zahlungen für Minijobber
Die Jahresmeldung
Für jeden Arbeitnehmer, der am 31. Dezember eines Jahres bei Ihnen versicherungspflichtig oder geringfügig beschäftigt ist, muss eine Jahresmeldung abgegeben werden. Diese muss mit der ersten folgenden Lohn- und Gehaltsabrechnung, spätestens bis zum 15. Februar des folgenden Jahres, bei uns eingehen.
Mit der Jahresmeldung teilen Sie der Krankenkasse den Jahresverdienst des Arbeitnehmers mit, der bei der Beitragsberechnung zugrunde gelegt wurde. Dieser Wert wird von der Krankenkasse an den für den Arbeitnehmer zuständigen Rentenversicherungsträger weitergeleitet. Dort wird der Wert später für die Berechnung der Rente genutzt.
Die Jahresmeldung kann ebenfalls über das SV-Meldeportal erfolgen.
Die Unfallversicherung
Arbeitnehmer in Deutschland sind in der gesetzlichen Unfallversicherung pflichtversichert. Ausnahmen hiervon bestehen nur in Sonderfällen. Das gilt auch dann, wenn das Unternehmen, bei dem der Arbeitnehmer beschäftigt ist, seinen Sitz im Ausland hat. Wer in Deutschland Arbeitnehmer beschäftigt, ist verpflichtet, sein Unternehmen beim zuständigen Unfallversicherungsträger anzumelden.
Weitere Informationen zu diesem Thema erhalten Sie auf der Internetseite der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (DGUV) oder unter der Rufnummer 0800 / 60 50 40 4.
Anfragen können auch per E-Mail an: info@dguv.de gerichtet werden.
Beitragszahlung durch den Arbeitnehmer
Wenn Sie als ausländischer Arbeitgeber in Deutschland Arbeitnehmer beschäftigen, aber keinen Sitz in diesem Land haben, können Sie mit Ihrem Arbeitnehmer vereinbaren, dass er für Sie das deutsche Melde- und Beitragsverfahren übernimmt.
In der Folge ist nun der Arbeitnehmer verantwortlich für
- die Erstellung der Meldungen zur Sozialversicherung,
- die Einreichung der Beitragsnachweise und
- die Zahlung des Gesamtsozialversicherungsbeitrags.
Der Arbeitgeber zahlt ihm hierfür den Gesamtsozialversicherungsbeitrag mit dem Arbeitsentgelt aus.
Eine solche Vereinbarung nach Artikel 21 Absatz 2 VO (EG) 987/09 sollte schriftlich festgehalten werden. Hierfür können Sie eine Mustervereinbarung nutzen.
Wichtig:
- Sie müssen die zuständige Krankenkasse Ihres Arbeitnehmers über diese Vereinbarung informieren.
- Sie sind verpflichtet, dem Arbeitnehmer seinen Gesamtsozialversicherungsbeitrag auszuzahlen. Diese Regelung bietet Ihnen allein eine administrative Erleichterung. Sie befreit Sie nicht von der Zahlung des Beitrags.
- Sie haften als Arbeitgeber wie ein selbstschuldnerischer Bürge dafür, dass der Arbeitnehmer den Gesamtsozialversicherungsbeitrag an seine Krankenkasse zahlt - auch dann, wenn Sie eine Vereinbarung mit Ihrem Arbeitnehmer abgeschlossen haben (Artikel 21 Absatz 2 VO (EG) 987/09).
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Wir sind montags bis freitags von 7.00 Uhr bis 17.00 Uhr für Sie da.
KNAPPSCHAFT, 45115 Essen
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