Der Beitragsnachweis
Einmal monatlich: Alle Beiträge zur Sozialversicherung melden
Arbeitgeber melden einmal im Monat alle Abgaben als Gesamtbetrag an die KNAPPSCHAFT. Mit dem Beitragsnachweis informieren Sie uns vor dem Zahlungstermin über die Höhe der für jeden Kalendermonat zu leistenden Abgaben.
Wann Sie den Beitragsnachweis einreichen
Bitte übermitteln Sie den Beitragsnachweis rechtzeitig vor der Fälligkeit der Beiträge. Der späteste Termin hierfür kann auch auf einen Sonn- oder Feiertag fallen. Sie können den Beitragsnachweis jedoch auch früher - etwa an dem davor liegenden Werktag - übermitteln. Trifft der Beitragsnachweis verspätet ein, schätzt die KNAPPSCHAFT die voraussichtliche Höhe Ihrer Beitragsschuld.
Wie Sie den Beitragsnachweis übermitteln
Es gibt keine Alternative: Beitragsnachweise dürfen nur noch elektronisch durch Datenübermittlung mit Hilfe zugelassener, systemgeprüfter Programme oder maschinell erstellter Ausfüllhilfen übermittelt werden. Die Übertragung der Daten in Papierform oder auf Datenträgern ist nicht mehr zulässig.
Arbeitgeber sind verpflichtet, die monatlichen Beiträge ihrer Beschäftigten an die KNAPPSCHAFT zu melden. Dies erfolgt in der Regel monatlich durch maschinelle Übermittlung eines Beitragsnachweises.
Bleiben das Arbeitsentgelt der Arbeitnehmer und somit die Beiträge über einen längeren Zeitraum unverändert, besteht für den Arbeitgeber die Möglichkeit einen Dauer-Beitragsnachweis zu übermitteln.
Das Dauer-Beitragsnachweis-Verfahren
So funktioniert es
Der Arbeitgeber kennzeichnet den Beitragsnachweis als „Dauer-Beitragsnachweis“. Dann gilt er nicht nur für den laufenden, sondern auch für die folgenden Abrechnungsmonate.
Der Dauer-Beitragsnachweis behält solange seine Gültigkeit, bis sich die Höhe der Beiträge verändert und deshalb ein neuer (Dauer-)Beitragsnachweis übermittelt wird.
Die Vorteile
Einen Dauer-Beitragsnachweis zu verwenden spart viel Zeit. Es ist dann nicht mehr notwendig, den Beitragsnachweis monatlich zu übermitteln.
Bei gleichbleibenden Bemessungsentgelten ist lediglich zum Jahreswechsel ein neuer Dauer-Beitragsnachweis mit den gesetzlichen Beitragsänderungen zu übermitteln.
Elektronische Übertragung der Daten
Eine Möglichkeit zur elektronischen Übertragung der Daten bietet das SV-Meldeportal der Sozialversicherung für Arbeitgeber.
Die Sozialversicherungsträger stellen zum elektronischen Datenaustausch nach § 95a Sozialgesetzbuch IV und dem Aufwendungsausgleichsgesetz insbesondere für Meldungen, Beitragsnachweise, Bescheinigungen und Anträge den Arbeitgebern und Selbständigen eine allgemein zugängliche, elektronisch gestützte Ausfüllhilfe zur Verfügung.
Die Ausfüllhilfe führt keine Berechnungen zur Ermittlung der erforderlichen Angaben durch. Die systemgeprüfte Ausfüllhilfe übermittelt die Daten von den Arbeitgebern an die Datenannahmestellen der Sozialversicherungsträger sowie von diesen an die Arbeitgeber durch gesicherte und verschlüsselte Datenübertragung; dies gilt entsprechend für Selbständige.
Mit dem operativen Betrieb und der Programmierung der Ausfüllhilfe wurde die Informationstechnische Servicestelle der Gesetzlichen Krankenversicherung GmbH (kurz ITSG) als Arbeitsgemeinschaft der gesetzlichen Krankenkassen beauftragt.
Das SV-Meldeportal folgt dem Online-Zugangsgesetz (OZG) und ist Teil des Portalverbunds für die öffentliche Verwaltung.
Zusatzbeitrag zur Krankenversicherung im Beitragsnachweis
Am 1. Januar 2015 entfiel der einkommensunabhängige Zusatzbeitrag. Seitdem gilt in der gesetzlichen Krankenversicherung der einkommensabhängige Zusatzbeitrag, der kassenindividuell variiert.
Dieser einkommensabhängige Zusatzbeitrag wird als Prozentsatz vom Bruttoeinkommen (beitragspflichtiges Arbeitsentgelt) des Arbeitnehmers erhoben.
Seit dem 1. Januar 2019 ist die Tragung des Zusatzbeitrags paritätisch, d.h. Arbeitnehmer und Arbeitgeber tragen den Zusatzbeitrag je zur Hälfte.
Der Arbeitgeber führt den Zusatzbeitrag mit den übrigen Beiträgen zur Gesamtsozialversicherung an die zuständige Krankenversicherung ab.
Der Zusatzbeitrag ist im Beitragsnachweis-Datensatz gesondert aufzuführen.
Der Beitragsnachweis-Datensatz sieht
- bei pflichtversicherten Arbeitnehmern die Position „Zusatzbeitrag Pflichtbeiträge ZBP"
- bei freiwillig krankenversicherten Arbeitnehmern die Position „Zusatzbeitrag KV-Freiw ZBF"
vor.