Die Berechnung der voraussichtlichen Abgabenhöhe kann wie folgt vorgenommen werden:

• Berechnung der Abgaben unter Zugrundelegung des voraussichtlich von jedem Arbeitnehmer im laufenden Monat erzielten Entgeltanspruchs. Hierbei sind die bereits feststehenden Entgeltansprüche am Tag der Berechnung um die noch zu erwartenden Entgelte bis zum Monatsende anzusetzen.

• Berechnung der Abgaben durch Rückgriff auf die Berechnungswerte des Vormonats, wobei zwischenzeitlich eingetretene Änderungen bei der Zahl der Beschäftigten, der Arbeitszeit oder der Berechnungswerte zu berücksichtigen sind.

Andere - im Ergebnis vergleichbare Berechnungen - sind zulässig, solange die voraussichtliche Höhe der Beitragsschuld keinen bloßen Abschlag darstellt, sondern der endgültigen Beitragsschuld nahezu entspricht. Die voraussichtliche Höhe der Beitragsschuld ist dabei so exakt wie möglich zu ermitteln; ein etwaiger Restbeitrag, der erst im Folgemonat fällig wird, ist so gering wie möglich zu halten.

Sofern es auf Grund der überschlägigen Berechnung zu einer Überzahlung an Abgaben kommt, wird diese mit der nächsten Fälligkeit ausgeglichen. Die Berechnungsgrundlagen, nach denen die voraussichtliche Höhe der Beitragsschuld ermittelt wurde, sind zu dokumentieren und zu den Entgeltunterlagen zu nehmen. Dabei genügt es, die für die Berechnung der voraussichtlichen Höhe der Beitragsschuld herangezogenen Berechnungsgrundlagen einmalig aufzuzeigen.

Die Abgaben aus einmalig gezahltem Arbeitsentgelt sind der voraussichtlichen Beitragsschuld in dem Monat zuzurechnen, in dem das einmalig gezahlte Arbeitsentgelt ausgezahlt wird. Dies gilt auch dann, wenn die Einmalzahlung zwar noch in dem laufenden Monat, aber erst nach dem für diesen Monat geltenden Fälligkeitstermin ausgezahlt wird.

Abweichend von der Regelung, die Abgaben nach ihrer voraussichtlichen Höhe zu bestimmen, können alle Arbeitgeber ab dem Beitragsmonat Januar 2017 ein vereinfachtes Verfahren anwenden. Er kann auf die überschlägige Berechnung der voraussichtlichen Beitragsschuld verzichten und stattdessen die Abgaben in Höhe des Vormonatssolls der Echtabrechnung nachweisen und zahlen. Der Ausgleich zwischen den nach dem Vormonatssoll gezahlten Abgaben auf Basis der Echtabrechnung und der tatsächlichen Beitragsschuld des laufenden Monats findet wiederum mit der jeweiligen Entgeltabrechnung im Folgemonat statt. Zu viel oder zu wenig nachgewiesene und gezahlte Abgaben sind spätestens zum drittletzten Bankarbeitstag des Folgemonats fällig. Sie sind bei der Beitragszahlung des Folgemonats zu berücksichtigen und erhöhen oder verringern das Beitragssoll des laufenden Monats.

Bei der Vereinfachungsregelung handelt es sich lediglich um eine Alternativmöglichkeit. Der Arbeitgeber kann ebenso weiterhin die voraussichtliche Höhe der Beitragsschuld nach der herkömmlichen Verfahrensweise (erste Alternative) ermitteln.

Einheitliche Anwendung der Vereinfachungsregelung bei allen Einzugsstellen

Hat der Arbeitgeber sich dazu entschlossen, die Vereinfachungsregelung anzuwenden, gilt diese Regelung für alle Einzugsstellen, an die Abgaben zu zahlen sind, gleichermaßen. Die Zahlung der Abgaben erfolgt dann auf Basis der Echtabrechnung des Vormonats.

Abgaben, die im Vormonat auf Einmalzahlungen entfallen, sind bei der Ermittlung der Beitragsschuld des laufenden Monats demnach nicht zu berücksichtigen. Im Gegensatz dazu sind die auf eine im laufenden Monat gezahlte Einmalzahlung entfallenden Abgaben dem Vormonatssoll aus der Endabrechnung zuzusetzen.

Beispiel

Ein Arbeitgeber hat für die Entgeltabrechnungszeiträume April bis September Gesamtsozialversicherungsbeiträge und Umlagen aus laufendem Arbeitsentgelt in folgender Höhe an die Einzugsstelle abzuführen:

Hierbei handelt es sich um Beträge, die ihrer Höhe nach am Ende des Monats endgültig feststehen. Die nachfolgende Abbildung stellt dar, in welcher Höhe für den Zeitraum von Juni bis September Beiträge im jeweiligen Abrechnungsmonat zum drittletzten Bankarbeitstag fällig werden und nachzuweisen sind, wenn der Arbeitgeber die Vereinfachungsregel unter Rückgriff auf die Vormonatswerte anwendet. Zusätzlich zu den Beiträgen aus laufendem Arbeitsentgelt fallen Beiträge für einmalig gezahlte Arbeitsentgelte in Höhe von 800 Euro an, die im Monat Juli ausgezahlt werden.